11月3日18时，伟德BETVLCTOR1946四老员工组织在G楼119召开了学院第一届迎新晚会筹办会议，参加会议的人员有团委、员工会、科协、宣传中心四老员工组织主席、副主席以及各部门部长。
此次会议主要讨论学院第一届迎新晚会筹办事宜，会议确定了迎新晚会的主题为“材化横溢·温故纳新”，迎新晚会将于11月18日在老员工活动中心小剧场举办。会上，每位负责人得到一份迎新晚会策划方案，大家群策群力，进行头脑风暴，针对策划方案提出其中的不足，同时提出更好的活动方案，气氛活跃而紧张。会上成立了晚会筹办组、安排了各小组的准备工作、以及晚会当天各筹备组成员的职责，与会成员讨论了晚会详细执行流程以及注意事项。在会议之前，已经有不少人为这次迎新晚会做了很多的工作，如文艺部为这次晚会做出初步策划方案，外联部为了活动经费和物资而去了市区联系赞助商。
会议最后要求各负责人尽快完成自己近期内必须完成的工作，11月10日将会召开第二次会议，主要是跟进个小组进展，共同解决遇到的问题。这次会议共持续两个半小时。
